Vetmint — Piloter une chaîne de cliniques vétérinaires avec un dashboard sur mesure

Vetmint est une chaîne de cliniques vétérinaires installée en Suisse romande, dont la mission est de moderniser la prise en charge animale. Son directeur, Sébastien Debatty, pilote plusieurs cliniques en parallèle et a besoin d'une vision consolidée et fine de l'activité.

Avant ce projet, le suivi reposait sur des rapports Excel produits chaque mois par chaque clinique. Un système courant dans les PME multi-sites, mais qui pose plusieurs problèmes :

• Les données sont éparpillées dans autant de fichiers que de cliniques
• La consolidation se fait à la main, avec des copier-coller et des tableaux croisés dynamiques difficiles à maintenir
• Les vues construites un mois ne sont pas réutilisables le mois suivant sans retravail
• Le pilotage se limite à quelques indicateurs globaux : chiffre d'affaires total, trésorerie, marge brute

Tout ce qui permet vraiment de piloter — la performance par clinique, par vétérinaire, par type d'animal, par type d'acte — reste enfoui dans les fichiers, accessible uniquement au prix d'un travail manuel important.

Sébastien voulait une vue claire, à jour, et surtout évolutive : pouvoir suivre les indicateurs qui comptent au moment où ils comptent, sans dépendre d'un prestataire pour ajouter une nouvelle vue.

Le projet a été mené en deux temps, sur une durée totale de 2 à 3 semaines.

1. Centraliser les données

Premier défi : transformer les fichiers Excel mensuels hétérogènes des 7 cliniques en une source de vérité unique et exploitable.

Une base de données PostgreSQL sur mesure a été conçue pour structurer les données métier de Vetmint : cliniques, vétérinaires, types d'animaux, types d'actes, transactions, etc.

Un workflow n8n permet ensuite à Sébastien d'envoyer chaque mois les rapports Excel de toutes les cliniques. Le workflow se charge de :

• Lire et parser chaque fichier
• Détecter les incohérences éventuelles
• Mettre à jour la base de données

Résultat : la base PostgreSQL devient la source de vérité unique, toujours à jour, prête à être exploitée.

2. Visualiser et explorer

Le dashboard a été construit comme un outil custom directement sur n8n. Pas de tableur, pas de Power BI, pas de Looker Studio — un outil pensé pour le métier de Vetmint, hébergé sur le VPS de l'entreprise, avec des vues conçues sur mesure.

Quelques exemples de vues actuellement en production :

• Évolution mensuelle du chiffre d'affaires par clinique
• Panier moyen par clinique et par vétérinaire
• Répartition des revenus par type d'animal
• Performance par type d'acte clinique

3. Donner les clés au client

Le point déterminant du projet : le dashboard a été conçu de manière modulaire, pour que Sébastien puisse l'enrichir lui-même.

Concrètement, ajouter une nouvelle vue ne nécessite ni développement custom, ni intervention extérieure. Sébastien duplique une vue existante, ajuste les paramètres, et la nouvelle visualisation est disponible.

Cette autonomie a été renforcée par une formation intensive à n8n que j'ai animée pour Sébastien et son équipe. Au-delà du dashboard, les équipes de Vetmint sont maintenant capables de faire évoluer leurs workflows existants et même d'en créer de nouveaux pour automatiser d'autres parties de leur activité.

Quelques semaines après la mise en production, le dashboard est devenu un outil de pilotage quotidien.

Pour le pilotage de l'activité

• Visibilité immédiate sur la performance de chaque clinique
• Décisions stratégiques prises sur des données détaillées plutôt que sur des indicateurs globaux
• Capacité à explorer librement les données sans passer par un tiers

Pour le rapport au prestataire

• Aucune dépendance pour les évolutions courantes
• Plus de devis ni de délais pour ajouter une nouvelle vue
• Le client devient acteur de son propre outil

Le verbatim de Sébastien Debatty

« Je consulte ce dashboard plusieurs fois par jour pour mes décisions stratégiques. Je ne m'attendais pas à pouvoir faire évoluer un outil aussi sophistiqué par mes propres moyens, alors que je ne sais pas coder. J'ai pu ajouter plusieurs vues par moi-même.

Sans l'IA, le développement d'un outil personnalisé de cette envergure aurait pris plusieurs mois et coûté des dizaines de milliers de francs — au point que le ROI aurait été difficilement atteignable. Aujourd'hui, quand on maîtrise le potentiel de l'IA, le retour sur investissement est immédiat. Et surtout, je ne suis pas resté dépendant d'un prestataire pour faire évoluer mon outil. »

Et au-delà du dashboard

La formation n8n animée pour les équipes a permis à Vetmint de gagner en autonomie sur d'autres pans de leur activité. Plusieurs workflows ont déjà été créés ou améliorés en interne par les équipes après le projet initial — un effet multiplicateur que peu de projets de digitalisation classiques permettent d'atteindre.